Auch Unternehmen ohne eigene Entwicklungsabteilung können von der Forschungszulage profitieren. Erfahren Sie, wann externe Entwicklungsaufträge förderfähig sind.
Viele Geschäftsführer gehen davon aus, dass die Forschungszulage nur für Unternehmen mit eigener Entwicklungsabteilung interessant ist. Wer keine eigenen Entwickler, Ingenieure oder Labore beschäftigt, sieht sich deshalb häufig gar nicht als potenziell anspruchsberechtigt.
Das kann ein teurer Irrtum sein.
Denn Forschung und Entwicklung muss nicht vollständig im eigenen Unternehmen stattfinden. Wer beispielsweise Konstruktion, Softwareentwicklung, Verfahrensentwicklung oder andere technische Entwicklungsleistungen an externe Dienstleister vergibt, kann diese Aufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen über die Forschungszulage berücksichtigen.
§ 2 Abs. 4 Nr. 1 FZulG stellt Auftragsforschung der eigenbetrieblichen Forschung und Entwicklung gleich. Für nach dem 27.03.2024 vergebene Aufträge fließen unter den gesetzlichen Voraussetzungen 70 Prozent des förderfähigen Auftragsentgelts in die Bemessungsgrundlage ein, sofern der Auftragnehmer seine Geschäftsleitung in der EU oder im EWR hat.
Wichtig: Die Forschungszulage ist dabei kein allgemeiner Zuschuss auf externe Entwicklungsleistungen. Entscheidend ist nicht allein, dass ein Auftrag an einen Ingenieur, Entwickler oder technischen Dienstleister vergeben wurde. Auch bei Auftragsforschung muss das zugrunde liegende Vorhaben die Voraussetzungen für Forschung und Entwicklung erfüllen.
Ein Beispiel aus dem Mittelstand
Eine Modellrechnung, kein Mandat:
Ein mittelständisches Unternehmen vergibt 2026 Entwicklungsaufträge im Umfang von 300.000 Euro an ein externes Ingenieurbüro.
Allerdings ist nicht automatisch der gesamte Rechnungsbetrag förderfähig.
→ Nach der fachlichen Abgrenzung sind 200.000 Euro einem FuE-Vorhaben zuordenbar. 100.000 Euro entfallen auf Anpassungskonstruktionen und werden nicht berücksichtigt.
→ Von den 200.000 Euro Auftragsentgelt sind 70 Prozent ansetzbar: 140.000 Euro.
Die 70 Prozent sind dabei nicht der Fördersatz. Sie bestimmen zunächst, welcher Anteil des förderfähigen Auftragsentgelts überhaupt in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage eingeht. Erst auf diese Bemessungsgrundlage wird anschließend der jeweilige Fördersatz angewendet.
→ Hinzu kommt die seit 1. Januar 2026 mögliche Gemeinkostenpauschale von 20 Prozent nach § 3 Abs. 3b FZulG: 28.000 Euro. Voraussetzung ist unter anderem ein Vorhabensbeginn nach dem 31.12.2025.
→ Damit ergibt sich eine Bemessungsgrundlage von 168.000 Euro.
→ Unterstellt, dass das Unternehmen die Voraussetzungen für den erhöhten KMU-Fördersatz erfüllt, ergibt sich bei 35 Prozent eine Forschungszulage von 58.800 Euro.
Die Forschungszulage wird zunächst auf die festgesetzte Ertragsteuerschuld angerechnet. Soweit die Forschungszulage diese übersteigt, wird der verbleibende Betrag ausgezahlt. Gerade für Unternehmen mit geringen Gewinnen oder in Verlustjahren kann dadurch ein relevanter Liquiditätseffekt entstehen.
Warum wird diese Möglichkeit so selten genutzt?
Dafür gibt es aus unserer Sicht zwei wesentliche Gründe.
Erstens: Der Auftragnehmer hat keinen unmittelbaren Anreiz.
Das Ingenieurbüro, der Softwareentwickler oder der externe Entwicklungsdienstleister erhält für das Vorhaben grundsätzlich keine Forschungszulage, nur weil sein Kunde die Auftragsforschung steuerlich geltend macht. Deshalb besteht auf Seiten des Dienstleisters häufig auch kein Anlass, den Kunden auf diese Möglichkeit hinzuweisen.
Zweitens: Der Begriff „Forschung“ führt in die Irre.
Bei Forschung und Entwicklung denken viele Unternehmen an eigene Labore, Forschungsabteilungen oder hochwissenschaftliche Projekte. In der Praxis können sich relevante FuE-Tätigkeiten aber auch hinter ganz alltäglichen Entwicklungsaufträgen verbergen: ein neues technisches Verfahren, eine bislang nicht gelöste Konstruktionsaufgabe, eine neue Softwarearchitektur oder die Entwicklung einer technischen Lösung, für die zunächst verschiedene Ansätze untersucht und erprobt werden mussten.
Genau deshalb kann sich die Prüfung auch für Unternehmen lohnen, die keine eigene Entwicklungsabteilung haben. Die eigentliche Entwicklungsarbeit findet dann möglicherweise bei einem externen Partner statt – die Verantwortung für das FuE-Vorhaben und seine Zielsetzung liegt jedoch beim Auftraggeber.
Welche externen Aufträge können interessant sein?
Nicht jeder Auftrag mit dem Wort „Entwicklung“ auf der Rechnung ist automatisch förderfähig. Interessant können insbesondere Projekte sein, bei denen ein technisch offenes Ergebnis vorlag. Dazu können beispielsweise gehören:
- Entwicklung eines neuen oder wesentlich verbesserten technischen Produkts
- Entwicklung und Erprobung neuer Fertigungs- oder Verfahrenslösungen
- Entwicklung einer Software mit technisch neuen Funktionen oder einer neuen technischen Architektur
- Entwicklung von Prototypen und Versuchsaufbauten
- Untersuchung und Erprobung verschiedener technischer Lösungsansätze
- Entwicklung von Lösungen, bei denen wesentliche technische Parameter zu Beginn des Projekts noch nicht feststanden
Weniger interessant sind dagegen reine Standardleistungen, routinemäßige Anpassungen oder Konstruktionen nach bereits festgelegten und technisch bekannten Vorgaben.
Der entscheidende Punkt: Nicht jeder Entwicklungsauftrag ist FuE
Genau hier liegt der Haken.
Die Forschungszulage ist kein allgemeiner Zuschuss auf externe Entwicklungsleistungen. Das zugrunde liegende Vorhaben muss die Voraussetzungen für Forschung und Entwicklung erfüllen.
Das Vorhaben muss insbesondere dem Auftraggeber zugeordnet werden können und von ihm mit eigenen Zielen und eigener Ergebnisverantwortung verfolgt werden. Die externe Leistung ist dabei ein Bestandteil des FuE-Vorhabens – sie bildet nicht automatisch das gesamte förderfähige Vorhaben ab.
Das ist ein zentraler Unterschied: Der externe Dienstleister kann einzelne Entwicklungsarbeiten übernehmen, ohne dass dadurch die gesamte Verantwortung für das FuE-Vorhaben auf ihn übergeht. Der Auftraggeber muss weiterhin darlegen können, welches eigene Entwicklungsziel verfolgt wurde und welche technische Unsicherheit zu lösen war.
Hinzu kommt die technische bzw. wissenschaftliche Unsicherheit.
Wenn ein Ingenieurbüro lediglich ein fertiges Pflichtenheft abarbeitet und eine technisch bereits bekannte Lösung umsetzt, liegt darin nicht automatisch förderfähige Forschung und Entwicklung. Gleiches gilt beispielsweise für reine Anpassungskonstruktionen oder routinemäßige Weiterentwicklungen, bei denen keine relevante technische Unsicherheit besteht.
Genau deshalb sind in unserem Beispiel von den 300.000 Euro Auftragsvolumen nur 200.000 Euro dem FuE-Vorhaben zugeordnet worden. Die verbleibenden 100.000 Euro betreffen Leistungen, die zwar technisch sinnvoll und für das Projekt notwendig sein können, aber nicht die erforderlichen FuE-Kriterien erfüllen.
Der Blick in die Kreditorenliste kann sich lohnen
Der schnellste Einstieg ist häufig überraschend einfach:
Schauen Sie in Ihre Kreditorenliste.
Welche externen Entwicklungs-, Konstruktions-, Software- oder Engineering-Aufträge wurden in den vergangenen Jahren vergeben?
Dabei lohnt sich insbesondere der Blick auf Aufträge, die in größere Entwicklungsprojekte eingebettet waren. Nicht die Bezeichnung auf der Rechnung ist entscheidend, sondern die tatsächliche Tätigkeit und ihr Zusammenhang mit dem FuE-Vorhaben.
Und bei welchen dieser Aufträge war das Ergebnis zu Beginn der Arbeiten technisch noch nicht sicher?
Interessant können beispielsweise Projekte sein, bei denen
- eine technische Lösung erst entwickelt und erprobt werden musste,
- mehrere Lösungsansätze untersucht wurden,
- bestehende Technologien an bislang nicht gelöste technische Anforderungen angepasst werden mussten,
- Prototypen oder Versuchsaufbauten entwickelt wurden,
- Software mit neuen technischen Funktionen oder einer neuen technischen Architektur entwickelt wurde oder
- wesentliche technische Parameter erst durch Versuche und iterative Entwicklung bestimmt werden konnten.
Die Rechnung allein reicht dabei nicht. Entscheidend ist die inhaltliche Rekonstruktion des FuE-Vorhabens: Was sollte entwickelt werden? Was war zu Beginn noch nicht bekannt? Welche technische Unsicherheit bestand? Welche Arbeiten wurden durchgeführt und zu welchem Ergebnis führten sie?
Gerade bei älteren Projekten sollte deshalb geprüft werden, ob die erforderlichen Unterlagen und Nachweise noch vorhanden sind und wie sich die einzelnen externen Leistungen dem FuE-Vorhaben sachgerecht zuordnen lassen.
Keine Entwicklungsabteilung? Das ist kein Ausschlusskriterium.
Gerade Unternehmen ohne eigene Entwicklungsabteilung sollten deshalb nicht vorschnell davon ausgehen, dass die Forschungszulage für sie irrelevant ist.
Externe Entwicklung ist nicht automatisch FuE – aber fehlende eigene Entwickler schließen eine Förderung ebenso wenig aus.
Der sinnvollste erste Schritt ist häufig eine strukturierte Prüfung der eigenen externen Entwicklungsaufträge. Dabei geht es nicht darum, jeden Auftrag förderfähig zu machen, sondern die tatsächlich vorhandenen FuE-Anteile sauber zu identifizieren und von Routineentwicklung und Standardleistungen abzugrenzen.
Sie haben keine eigene Entwicklungsabteilung, vergeben aber regelmäßig technische Entwicklungsleistungen an externe Partner? Dann kann sich ein Blick auf Ihre Projekte und Kreditorenliste lohnen.
Denn die entscheidende Frage ist nicht: „Haben wir eigene Entwickler?“
Sondern: „Haben wir Forschung und Entwicklung betrieben – und wenn ja, wo fand sie statt?“
Sie vergeben regelmäßig technische Entwicklungsleistungen an externe Partner und sind unsicher, ob sich dahinter förderfähige Forschung und Entwicklung verbirgt?
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Ihrer Projekte grundsätzlich für die Forschungszulage infrage kommen, wie sich förderfähige FuE-Tätigkeiten von Standardleistungen abgrenzen lassen und welche externen Aufwendungen berücksichtigt werden können.
Denn auch wenn die Entwicklung extern stattfindet, kann das Förderpotenzial bei Ihnen im Unternehmen liegen.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Möglichkeiten in Ihren Entwicklungsprojekten stecken.
